Karla Ikeda Publicitária, especialista em marketing de serviços e gerenciamento de carreiras *** O dia-a-dia de escolas, universidades e demais instituições acadêmicas conta com diversas documentações de alunos, professores e funcionários e a guarda de cada um desses arquivos requer extrema organização por parte dos responsáveis e, nem sempre, esta gestão é realizada de maneira eficiente. O excesso de papel dificulta o processo de localização das informações necessárias, representa um alto custo em armazenamento, além do grande risco de deterioração e perda de algum item. Diante desse cenário, com o objetivo de otimizar as rotinas das instituições de cursos de ensino superior e pós-graduação e garantir a integridade dos dados e maior controle do panorama educacional da população brasileira, o Decreto nº 9.235/2017, que passou a vigorar plenamente no final de 2019, torna obrigatória a conversão digital de todo o acervo acadêmico. Mas o que isso significa na prática e como um sistema completo de Workflow Digital e tecnologia OCR pode auxiliar o mercado educacional?

1. Ganho de tempo e maior assertividade diminuindo erros decorrentes da digitação de dados de documentos físicos para inclusão em formulários digitais ou mesmo correção de provas com gabaritos;
2. Rapidez na pesquisa de informações inseridas no sistema com controles de acesso, garantindo que apenas pessoas autorizadas visualizem ou editem os documentos;
3. Classificação de arquivos e contatos para melhor gestão da administração, incluindo automatização de processos de atendimento de possíveis novos alunos e trâmites internos da instituição, tais como: controle de pagamentos de mensalidades e matrículas ou encaminhamento de notas e documentos comprobatórios às secretarias de educação.

O uso de smartphones nas interações com o cliente, a automação de processos, a robotização (RPA), a desburocratização, a implementação de Assinatura Digital no padrão ICP-Brasil e a adoção por completo do conceito paperless office (escritório sem papel) são itens essenciais para uma verdadeira Transformação Digital e é isto que as soluções da linha ELLOS podem fazer pela sua instituição em total consonância com a legislação vigente.